База данных — это средство хранения, упорядочения и поиска информации.

Например, если вам необходимо составить список всех сотрудников фирмы, он обязательно должен содержать следующую информацию: фамилию, имя, место жительства и т.д. Данные о каждом сотруднике вносятся в определенные поля (ячейки). Все данные об одном сотруднике называют-ся записью.

В Excel ячейка — это поле. Ячейки одной строки представляют собой запись. Заголовки столбцов называются Именами полей. На рисунке изображены основные части базы данных.

База данных или список данных? В Excel база данных представляется в упрощенном варианте, т.е. в виде простого списка данных. Информация в базу данных вводится подобно тому, как вы вводили данные в рабочие листы. При использовании команд меню Данные рабочий лист будет распознан как база данных.

При вводе информации в базы данных придерживайтесь следующих правил.

- Имена полей: вводите имена полей в первую строку. Например, вы ввели Имя в столбце с именами сотрудников, а Фамилия — в столбце с их фамилиями. Но при этом не должно быть пустых строк между строкой заголовков и первой записью.

- Записи: каждая запись вводится в отдельную строку. Между записями не должно быть незаполненных строк.

- Один тип: информация в ячейках одного столбца должна быть однотипна. Например, если вы вводите в ячейки столбца почтовый индекс, то в них не должны присутствовать никакие другие данные. Если информация для некоторого поля отсутствует, то его нужно оставить пус-тым.

- Вычисления: можно создать вычисляемое поле, в которое заносится информация, полученная в результате вычислений при использовании данных этой же записи. Например, если в базе данных существует столбец "Объем продажи", то задайте формулы и вычислите комиссионный сбор, а результат занесите в соответствующий столбец — "Комиссионный сбор".

Столбец номеров. Вы можете добавить столбец с указанием номеров записей — единственными данными, которые нельзя повторять в других ячейках. При перемещении записи вниз или вверх по списку ее номер автоматически не изменяется, и при необходимости вы сможете восстановить начальный порядок записей.

Проектирование баз данных

Прежде чем начать создавать новую базу данных, выясните для себя следующее.

• Какие поля должны составлять отдельную запись. Если вы создаете базу данных по определенной форме (телефонная или адресная книга и т.п.), то выберите соответствующие поля.

• Каким образом будет сортироваться база данных. Например, если необходимо сортировать данные по фамилиям сотрудников, то убедитесь в том, что все они вынесены в отдельный столбец, а не введены в один столбец с именами. При сортировке по другим данным убедитесь, что они также разнесены в отдельные столбцы.

• По каким данным нужно вести поиск. Например, если требуется найти адреса всех клиентов из определенной области, то удостоверьтесь, что названия областей вынесены в отдельный столбец.

• На какое поле базы данных ссылаются чаще всего. (Оно должно располагаться в первом столбце.)

• Самая длинная запись в каждом столбце. Это нужно знать, чтобы оптимально подобрать ширину каждого столбца. (Вы можете ввести в него данные, а потом воспользоваться функцией Автозаполнение.)

Создание базы данных

Для того чтобы создать базу данных, нет необходимости использовать новые команды. Просто введите все нужные данные в таблицу. При этом следуйте рекомендациям.

• Вводите имена полей в самой верхней строке. Первую запись внесите в строку, расположенную сразу под ней.

• Вводите данные одной записи в одной строке. (При необходимости можно оставлять ячейки незаполненными, но тогда у вас могут возникнуть проблемы с сортировкой по данным поля, содержащего пустые ячейки.)

• Между записями не должно быть пустых строк.

• Если вы хотите вводить номер дома и название улицы в одно поле (например, 100 Горького), то перед номером поставьте апостроф — в этом случае он будет восприниматься как текст. Если же в поле сначала записывается название улицы, а только затем номер дома (например. Горького 100), то апостроф ставить не нужно, поскольку на первом месте идут текстовые данные.

• Все записи должны располагаться на одном рабочем листе. База данных не может размещаться на нескольких листах.

Забыли что-то ввести? Чтобы добавить запись в базу данных, поступите следующим образом: либо добавьте строку в необходимом месте, либо в меню Данные выберите Форма, а затем, используя форму, введите необходимую запись.

Использование форм для добавления, изменения и удаления записей

Форма данных похожа на карточку учета: для каждой записи базы данных выводится отдельная карточка. Вам будет более удобно производить правку данных с помощью формы, а не в рабочей таблице. Чтобы использовать форму, выполните следующее.

1. Откройте меню Данные и выберите в нем опцию Форма. На экране появится окно формы первой записи.

2. Номер текущей записи указывается в правом верхнем углу формы. Используя полосу прокрутки или щелкая на кнопках Далее и Назад, отыщите необходимую запись.

3. Чтобы изменить данные записи, щелкните на соответствующем поле, а затем проведите правку.

4. Чтобы удалить запись, щелкните на кнопке Удалить.

5. При необходимости повторите п.п. 2—4 для правки других записей.

6. По завершении работы с формой щелкните на кнопке Закрыть.

Ошибка! Вы можете восстановить измененные данные записи. Для этого щелкните на кнопке Вернуть.

Мастер шаблонов. С помощью мастера шаблонов вы можете создать шаблон таблицы, чтобы ввести в нее некоторые данные, а потом включить их в базу данных. Например, создайте таблицу объема продажи, а затем подсоедините ее к базе данных покупателей. Таким образом вы будете иметь информацию о том, сколько и какой товар каждый покупатель приобрел. Чтобы создать шаблон, откройте меню Данные и выберите в нем опцию Мастер шаблонов. (Если она отсутствует, подключите надстройку Мастер шаблонов.) Затем просто следуйте указаниям в пошаговых инструкциях для установления связей между ячейками шаблона и полями базы данных.

Поиск записей с помощью команды Форма

Вы можете найти записи в базе данных с помощью формы по определенным критериям. Критерий определяет информацию, которая содержится в определенных ячейках. Например, вы ищете все записи с информацией о сотрудниках по фамилии Петренко, у которых зарплата не ниже, чем 300 тенге и т.п. В таблице приведено описание операторов сравнения, которыми вы можете пользоваться, задавая критерий.

Оператор	Описание
=	Равно
>	Больше
<	Меньше
> =	Больше или равно
< =	Меньше или равно
o	Не равно
?	Заменяет один символ
*	Заменяет группу символов

Например, если вам необходимо отыскать записи о сотрудниках, уровень зарплаты которых больше 300 тенге, то в качестве критерия вводите >300. При введении критерия вы также можете пользоваться символами подстановки, которые вводятся вместо букв и символов, если вы их не помните. Так, если в поле Имя вы введете М*, то будут найдены все записи сотрудников, чьи имена начинаются с буквы М. Чтобы отыскать имена всех сотрудников, чей учетный номер состоит из трех цифр и последние две из них 10, нужно ввести ?10.

Чтобы найти необходимую запись в базе данных, проделайте следующее.

1. Откройте меню Данные и выберите Форма. Появится соответствующее диалоговое окно, тогда выполните следующее.

2. Щелкните на кнопке Критерии. Появится диалоговое окно Лист"!.

3. Введите критерии, по которым необходимо проводить поиск. Например, если нужно найти всех сотрудников, проживающих в Киеве, чьи фамилии начинаются с Л, то в поле Город введите Киев, а в поле Фамилия — Л*. Также можно указать и другие критерии.

4. Щелкая на кнопках Далее и Назад, вы будете перемещаться по списку найденных записей.

5. После окончания просмотра данных щелкните на кнопке Закрыть.

Только введенные данные. Поля, по которым производится поиск, не могут быть расчетными. В поисковых полях должны быть только введенные данные.

Сортировка данных

Прежде чем начать сортировать данные, необходимо определить для них столбец. Например, база данных "Адресная Книга" может быть отсортирована по Фамилиям или Адресам (или, скажем, по областям, в областях — по городам, а в городе — по фамилиям жителей). Сортировку можно производить одновременно не более, чем по трем полям. Так, в вышеприведенном примере сортировка производится по столбцу Область, затем — Город, а уже потом — Фа-милия. Можно, конечно, произнести сортировку данных и в другом порядке.

Порядок сортировки. Как правило, сортировка производится по возрастанию — от А и до Я (или от 1 до 100). Записи с незаполненными полями выводятся в самом начале списка отсортированных записей. Но в Excel имеется возможность установить и обратный порядок сортировки — от Я до А (или от 100 до 1).

Только записи. Перед началом сортировки выделите только записи, которые необходимо сортировать, но не заголовки столбцов (имена полей). В противном случае они будут сортироваться вместе со всеми данными. В результате они могут быть перемещены в любую часть таблицы. Чтобы отсортировать записи базы данных, выполните следующее.

1. Выделите область записей для сортировки. Чтобы сортировать весь синеок, щелкните на любой его ячейке.

2. Откройте меню Данные и выберите пункт Сортировка. Появится соответствующее диалоговое окно

3. В раскрывающемся списке Сортировать по выберите имя первого поля, по которому будет производиться сортировка. Выберите опцию по возрастанию или по убыванию, тем самым указав порядок сортировки.

4. Чтобы произвести сортировку по нескольким столбцам, в раскрывающемся списке Затем по выберите имя поля, по которому будут дополнительно сортироваться данные. Если необходимо отменить сортировку, произведенную до этого, в списке Сортировать по укажите (не сортировать).

5. Щелкните на ОК или нажмите .

Отмена сортировки. Если в результате сортировки вы не добились ожидаемого результата, отмените ее. Для этого щелкните на кнопке Отменить стандартной панели инструментов. Если необ-ходимо произвести еще более углубленную сортировку, то в этом случае рекомендуется сохранить уже отсортированную базу данных под другим именем. Но если и дальнейшая сортировка окажется неудачной, то вам не надо будет производить начальную сортировку заново.

Существует более быстрый способ сортировки данных. Чтобы произвести сортировку по одному полю, выделите любую ячейку соответствующего столбца, а затем щелкните на кнопке Сортировка по убыванию или Сортировка по возрастанию, расположенных на стандартной панели.

Поиск записей с помощью функции Автофильтр

С помощью функции Автофильтр можно вывести на экран только определенные записи (на-пример, записи только о жителях г. Киева). Чтобы воспользоваться функцией Автофильтр, выполните следующее.

1. Щелкните на любой ячейке базы данных.

2. Откройте меню Данные и выберите Фильтр, а в подменю — Автофильтр. В каждой ячейке строки заголовков полей отобразится кнопка раскрывающегося списка.

3. Например, если нужно вывести записи о жителях г. Киева, то щелкните на этой кнопке в ячейке заголовка поля Город. В раскрывающемся списке будут перечислены все города, занесенные в базу данных.

4. Выделите необходимое значение в списке. Для перемещения по списку используйте клавиши перемещения. Если вы выведите начальную букву необходимого значения, то в списке вы перейдете в область тех значений, которые начинаются с нее. Затем щелкните на нужном значении или нажмите . На экране отобразятся только те записи, в которых в поле Город значится Киев.

Обратный переход. Чтобы вернуться к первоначальному (полному) списку, щелкните опять на кнопке раскрывающегося списка и выберите (Все). Чтобы убрать кнопки из ячеек заголовков полей, откройте меню Данные, выберите фильтр, а в подменю—Автофильтр.

В раскрывающемся списке используйте опцию (Условие...), что позволит вам указывать не-сколько значений из текущего столбца в критерии. Кроме того, при задании критерия воспользуйтесь логическими операторами И, а также ИЛИ. Чтобы воспользоваться данной опцией, щелкните на кнопке раскрывающегося списка и выберите опцию (Условие...). Появится диалоговое окно Пользо-вательский автофильтр. Введите необходимые критерии, а затем щелкните на кнопке ОК.

Выбрав в раскрывающемся списке поля опцию (Первые 10...), вы отобразите записи соответствующие первым десяти (по возрастанию или убыванию) значениям списка. В появившемся диалого-вом окне Наложение условия по списку вы должны указать либо элементов списка, либо % от количества элементов. Затем щелкните на кнопке ОК.

Поиск. С помощью мастера поиска при поиске одних записей вы можете найти еще и записи, удовлетворяющие другому критерию. Например, если у вас имеется база данных торговых сделок, то мастер поиска поможет вам отыскать фамилии продавцов определенного вида товаров. Для этого от-кройте меню Сервис, выберите в нем мастер, а затем—Поиск...